Mit dem Online-Service der BVK Zusatzversorgung bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Auskünfte über ihre Versicherten abzufragen bzw. Änderungen an ihrem Datenbestand vorzunehmen. Dieser Service steht Ihnen in der Regel von Montag bis Donnerstag von 6:00 Uhr bis 20:00 Uhr und Freitag von 6:00 Uhr bis 12:00 Uhr zur Verfügung.
Gemäß Art. 45 des Gesetzes über das öffentliche Versorgungswesen (VersoG) ist es die Aufgabe der Zusatzversorgungskasse, die betriebliche Altersversorgung für die Arbeitnehmer kommunaler und kirchlicher Arbeitgeber zu übernehmen. Hierzu können wir Daten der Versicherten aufgrund Art. 46 Abs. 2 VersoG und § 13 Abs. 3 der Satzung der Zusatzversorgungskasse ohne Einwilligung erheben und verarbeiten.
Hinsichtlich der Einzelheiten zum Datenschutz und zur Datenverarbeitung verweisen wir auf unsere entsprechende Information auf unserer Homepage:
https://www.bvk-zusatzversorgung.de/datenschutz
Die Zusatzversorgungskasse der bayerischen Gemeinden verarbeitet Ihre Mitgliedsdaten sowie die personenbezogenen Daten Ihrer Beschäftigten in Erfüllung ihrer versicherungsvertraglichen Verpflichtung gegenüber Ihnen. Wir benötigen diese Daten für die Leistung einer zusätzlichen Alters-, Erwerbsminderungs- und Hinterbliebenenversorgung (Art. 45 des Gesetzes über das öffentliche Versorgungswesen - VersoG). Diese Daten erhalten wir von Ihnen aufgrund Ihrer Auskunftspflicht nach Art. 46 Abs. 2 VersoG. Hierbei handelt es sich insbesondere um Name, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Familienstand, Jahresmeldungen (z.B. Entgeltdaten, An- bzw. Abmeldung zur Zusatzversorgung, Altersteilzeit, Mutterschutzzeiten, Elternzeit), Sozialversicherungsnummer und Steuer ID.
Zudem verarbeiten wir - soweit für die Feststellung der Umlage- und Beitragspflicht und der Leistungsansprüche erforderlich – personenbezogene Daten, die wir von Dritten in zulässiger Weise erhalten haben (insb. Gerichte, Sozialversicherungsträger, anderen Zusatzversorgungseinrichtungen, Zentrale Zulagenstelle für Altersvermögen sowie Finanzbehörden). Grundsätzlich ist das von uns beauftragte Wirtschaftsprüfungsunternehmen berechtigt, im Rahmen seiner Prüfung sämtliche personenbezogenen Daten einzusehen.
Durch die Portalnutzung fallen weitere personenbezogene Daten zu Ihrem Nutzerprofil (Nutzername bzw. E-Mail) sowie Daten zu Ihren Aktivitäten insbes. Ihre Zugriffe im Portal an. Diese speichern wir aus Sicherheitsgründen zur Nachvollziehbarkeit und Betrugsvermeidung.
Bei Nutzung dieses Portals werden von uns Cookies (kleine Dateien) auf Ihrer Festplatte gesetzt. Zum einen verwenden wir zur besseren Navigation temporäre Session-Cookies, welche nach der Session gelöscht werden. Sollten Sie durch die Einstellung des Internetbrowsers die Verwendung von Cookies ablehnen, hat dies keinen Einfluss auf die Lesbarkeit der Seiten, sondern nur auf deren Layout-Gestaltung. Weiterhin dienen Cookies der Speicherung des temporären Zufallsschlüssels während der Dauer der Verbindung. Hier sind diese Cookies für Ihren Zugang technisch erforderlich.
Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Zusatzversorgungskasse der bayerischen Gemeinden erfolgt gemäß den datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere gemäß der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) sowie dem Bayerischen Datenschutzgesetz (BayDSG). Für die Zusatzversorgungskasse der bayerischen Gemeinden stehen dabei die Grundsätze der Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung und Transparenz, der Datenintegrität und Vertraulichkeit sowie der Datenminimierung im Vordergrund.
Wir verarbeiten die vorgenannten Daten:
- Zur Erfüllung unserer versicherungsvertraglichen Verpflichtung gegenüber Ihnen bzw. in Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtung aus Art. 45 VersoG (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b und Buchstabe c EU-DSGVO)
- Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO) Wir unterliegen diversen rechtlichen Verpflichtungen, d.h. gesetzlichen Anforderungen (z.B. Steuergesetze, Sozialgesetze) und aufsichtlichen Vorgaben. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören die Erfüllung steuerlicher und sozialversicherungsrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten.
Innerhalb der Zusatzversorgungskasse der bayerischen Gemeinden erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf die Daten, die diese zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese die Vertraulichkeit und unsere datenschutzrechtlichen Weisungen wahren.
Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unseres Hauses ist zunächst zu beachten, dass wir zur Verschwiegenheit über alle personenbezogenen Daten verpflichtet sind, von denen wir Kenntnis erlangen. Personenbezogene Informationen dürfen wir nur weitergeben, wenn wir zur Erteilung einer Auskunft aufgrund unserer Aufgabe befugt, durch gesetzliche Bestimmungen verpflichtet sind oder der Betroffene eingewilligt hat. Dabei haben die von uns beauftragten Auftragsverarbeiter gleichgerichtet die Einhaltung der Vertraulichkeit sowie die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bayerischen Datenschutzgesetzes zu garantieren.
Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein:
- Öffentliche Stellen und Institutionen (Finanzbehörden, Gerichte, Aufsichtsbehörden, Sozialversicherungsträger)
- Auftragsverarbeiter, an die wir zur Durchführung unserer Aufgabe personenbezogene Daten übermitteln. (z.B. Druckdienstleister, EDV-/ IT-Unterstützungs- und Wartungsdienstleister, Wirtschaftsprüfungsdienstleister, Zahlungsverkehrsdienstleister, Rechtsbeistände, Versicherungen)
Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung von Aufträgen (z.B. Zahlungsaufträge) erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten), der Betroffene uns eine Einwilligung erteilt hat oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Werden Dienstleister in einem Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.
Wir verarbeiten und speichern die personenbezogenen Daten solange es für die Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Dabei ist zu beachten, dass das Versorgungsverhältnis über viele Jahre und hinsichtlich der Hinterbliebenenversorgung über den Tod der originär versicherten Person hinaus angelegt ist. Sind die Daten für die Erfüllung der Versorgungsaufgabe oder sonstiger gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese gelöscht. Dabei beachten wir die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen insbesondere des Gesetzes zur Verbesserung der betrieblichen Altersversorgung, des Handelsgesetzbuchs, der Abgabenordnung und der Sozialgesetzbücher. Die in Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung vorgegebenen Fristen betragen sechs bis zehn Jahre. Außerdem ist eine Weiterverarbeitung zur Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften erforderlich. Nach den Verjährungsfristen des Gesetzes zur Verbesserung der betrieblichen Altersversorgung können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen.
Die Überwachung der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften unterliegt innerhalb der Zusatzversorgungskasse der bayerischen Gemeinden dem von der Bayerischen Versorgungskammer zum behördlichen Datenschutzbeauftragten bestellten Mitarbeiter. Der Datenschutzbeauftragte ist gemäß Art. 39 EU-DSGVO in dieser Eigenschaft weisungsfrei.
Telefon: 089 9235-9292
Telefax: 089 9235-8104
E-Mail: datenschutz@versorgungskammer.de
ist in allen datenschutzrechtlichen Fragen im Zusammenhang mit der BVK Zusatzversorgung Ihr Ansprechpartner.
Zuständige Aufsicht für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften bei den öffentlichen Stellen des Freistaats Bayern ist gemäß Art. 15 BayDSG auch der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz. Dieser wird durch den Präsidenten des Bayerischen Landtags ernannt. Er ist in Ausübung seines Amtes unabhängig und nur dem Gesetz unterworfen.
Bayerischer Landesbeauftragter für den Datenschutz
Wagmüllerstraße 18
80538 München
Postanschrift: Postfach 22 12 19, 80502 München
Telefon: 089 212672-0
Telefax: 089 212672-50
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Internet: www.datenschutz-bayern.de
Mit Ihrem Zugriff auf die Internetseiten der BVK Zusatzversorgung werden mögliche Identifizierungsdaten (IP-Adresse) und weitere Angaben (Datum, Uhrzeit, betrachtete Seite) zu anonymen statistischen Zwecken und zu Zwecken der Datensicherheit gespeichert. Diese gespeicherten Daten werden nicht für andere Zwecke verwendet und nach drei Monaten wieder gelöscht.
Die Seiten der BVK Zusatzversorgung verwenden zur besseren Navigation temporäre Session-Cookies, welche nach der Session gelöscht werden. Sie haben jedoch bei Deaktivierung keinen Einfluss auf die Lesbarkeit der Seiten und speichern keine personenbezogenen Daten. In geschlossenen Mitgliederbereichen werden Cookies zur Speicherung des temporären Zufallsschlüssels während der Dauer der Verbindung genutzt. Hier sind Cookies unbedingt erforderlich.
Soweit Sie auf den Internetseiten der BVK Zusatzversorgung die Möglichkeit haben, der BVK Zusatzversorgung online Daten zur Verfügung zu stellen, erfolgt die Übertragung der Daten verschlüsselt unter Verwendung einer sogenannten SSL/TLS-Verbindung mit einer Verschlüsselungsstärke von 128 Bit. Das dabei verwendete Verfahren entspricht dem aktuellen Stand der Technik und stellt einen sicheren Schutz Ihrer Daten gegenüber einer Kenntnisnahme durch Unbefugte dar.
Der von Ihnen verwendete Internet-Browser muss eine Verschlüsselungsstärke von 128 Bit unterstützen und für die Verwendung von SSL/TLS, Java Script und Cookies konfiguriert sein. Das Betreten und Verlassen der unter Verwendung von SSL/TLS gesicherten Seiten wird von Ihrem Internet-Browser angezeigt, wenn dieser entsprechend konfiguriert ist. Die Statusleiste Ihres Internet-Browsers zeigt beim Betrachten einer unter Verwendung von SSL/TLS gesicherten Seite ein kleines Vorhängeschloss. Beim Doppelklicken auf dieses Symbol öffnet sich das gültige Zertifikat.
Wenn Sie der BVK Zusatzversorgung eine E-Mail senden, wird Ihre E-Mail-Adresse von der BVK Zusatzversorgung ausschließlich zur Korrespondenz mit Ihnen verwendet und nicht an Dritte weitergegeben. Soweit Sie die Möglichkeit, der BVK Zusatzversorgung über die auf ihren Internetseiten angebotenen Kontaktfelder eine E-Mail zu senden, in Anspruch nehmen, erfolgt die Versendung der E-Mail verschlüsselt. Wenn Sie uns eine E-Mail mit schutzwürdigem Inhalt senden wollen, empfehlen wir dringend, von dieser Möglichkeit Gebrauch zu machen, um eine Kenntnisnahme durch Unbefugte zu verhindern.
In allen Fragen zur Informationssicherheit bei der BVK Zusatzversorgung stehen Ihnen die IT-Sicherheitsbeauftragten
Herr Matthias Donner
Telefon: 089 9235-7463
oder
Herr Andreas Köb
Telefon: 089 9235-9812
E-Mail: itsb@versorgungskammer.de
als Ansprechpartner zur Verfügung.